Podcast

#014 Über agiles Arbeiten und Getting Things Done – Thomas Fremdt im Interview

Blickwechsel bei Kurswechsel – Wie sieht es eigentlich auf der Kundenseite aus?

Thomas Fremdt ist Geschäftsführer bei dem VSA Mittelbaden und erzählt von seinen Erfahrungen mit agilem Arbeiten, der Reise dorthin und seinen Erfahrungen mit Kurswechsel.

Was ist das VSA Mittelbaden und warum musste eine Veränderung her?

Das VSA Mittelbaden ist für zentrale Verwaltungsaufgaben für Kirchengemeinden, Kindertagesstätten und andere kirchliche Einrichtungen zuständig. Der Start zu einem Wandel erfolgte initiativ aus einer Linienorganisation.

Wir haben Thomas Fremdt gefragt, wo der erste Impuls herkam und was er unter Agilität versteht. Seine Antwort war klar: Er hatte das Gefühl, an seine eigenen Grenzen zu und mit seinen Aufgaben nicht mehr aufschließen zu können. Eben das hat Thomas getrieben, sich mit neuen Arbeitsformen, der Verbesserung des eigenen Selbstmanagements und Agilität auseinanderzusetzen. Im Alltag unterstützt Agilität seiner Meinung nach das Ziel, möglichst wertschöpfend zu arbeiten und fokussiert zu bleiben. Wichtig dabei: Agilität als Haltung verstehen, die mit der Zeit wächst. Tools wie Kanban-Boards und Trello helfen ihm und seinen Mitarbeitenden dabei, einen Überblick über alle To-Dos, Doings und Dones zu behalten.

Durch u.a. die Lean Administration wird das Maß an Selbstorganisation Stück für Stück in den Teams gesteigert. Es ist ein langer Prozess. Mitarbeitende lernen, Fehler machen und dazu stehen zu dürfen. Eine Fehlerkultur, in der man der Ansicht ist, aus Fehlern zu lernen, ohne direkt Finger-Pointing zu betreiben, braucht Zeit, um sich aufzubauen und zu etablieren.

Wo hatte Kurswechsel nun sein Auftreten?

Stichwort: Selbstmanagement in Anlehnung an Getting Things Done (siehe Podcastepisode #013), einer Selbstmanagementmethode von David Allen. Unser Interviewgast hat sich selbst bereits ausführlich damit beschäftigt und wollte das Thema darum auch seinen Mitarbeitenden näherbringen. Vorteile wie einen freien Kopf, eine systematische Ordnung und schwindende Vergesslichkeit überzeugten ihn, darin zu investieren. Nicht zuletzt, weil das Thema heute auch die Mitarbeitenden immer stärker tangiert: Es wird öfter etwas vergessen, Dinge fallen unter den Tisch, Aufgaben nehmen bezüglich Masse und Komplexität immer mehr zu. Die Bereitschaft, sich in der Hinsicht auf eine Schulung über neue Methoden einzulassen, stieg also auch bei der Belegschaft. Thomas Fremdt war es dabei wichtig, die Aufgabe extern zu besetzen. Auf diesem Weg konnte er neutralen, nicht bereits gefärbten Boden schaffen.

Viel Tatendrang und Energie kam als Resonanz. Erste Implementierungsversuche fanden gleich am nächsten Tag statt. Um weiter am Ball zu bleiben, wurde bereits ein paar Wochen später ein erstes Reflexionstreffen organisiert. Thomas hat verstanden, dass eine Schulung alleine auf Dauer nichts verändern, sondern nur erste Impulse geben kann.

Fragen, die erst bei der Umsetzung aufkommen, müssen zeitnah geklärt werden, sodass die Methoden sich weiterhin etablieren können. Diejenigen, die sich mit der Umsetzung alleine dennoch schwertun, bleiben auch nicht auf der Strecke. Für sie werden Einzelcoachings am Arbeitsplatz organisiert, um sie zu unterstützen. Diese Vorgehensweise greift sowohl das agile Arbeiten als auch das Prinzip von Getting Things Done auf, indem in regelmäßigen Abständen die Nutzung der Methoden reflektiert und individuell angepasst wird. Auch hier findet die Fehlerkultur Einklang, getreu dem Motto: „Mach’ Fehler und ziehe deine Schlüsse.“

Apropos: Welche Schlüsse ziehen wir denn nun daraus?

Thomas‘ Erfahrungen zeigen, dass die Transparenz der Aufgaben einem selbst eine Übersicht gibt sowie aber auch eine Vertretung sich schnell einarbeiten und tatsächlich produktiv sein kann.

Natürlich ist Letzteres nur möglich, wenn die Vertretung sich ebenfalls mit der Aufgabenorganisation auskennt. Das spricht erneut für regelmäßige retrospektive Treffen zum Austausch.

Im nächsten Schritt stehen nun Überlegungen bzgl. einer Auflösung klassischer Strukturen zugunsten eines Aufgaben-Backlogs für das ganze Team im Raum.

Es lässt sich zusammenfassen: Es geht nicht um die reine Methodenanwendung. Bei agilem Arbeiten stehen die Haltung und wertschöpfendes Arbeiten im Mittelpunkt. Die Erreichung dessen bedarf eine Aushandlung von Methoden, vielem Ausprobieren und einer regelmäßigen Reflexion. Ist der Wille aber da, kann ein Wandel in Richtung weniger Stress, mehr Fokus und mehr Ruhe beobachtet werden. Also volle Kraft voraus!

Episode sowie Blogbeitrag zur Selbstorganisation in Anlehnung an Getting Things Done finden Sie hier.

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