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Wie sieht die Umsetzung einer digitalen Transition idealerweise aus?

Auch auf die Gefahr hin, dass einige Leser ein neuerliches Buzzword-Festival vermuten und den Artikel schließen: ganz ohne die aktuell beliebten Begrifflichkeiten wird eine Annäherung an die Herausforderungen zur Digitalisierung nicht funktionieren. Und ja, es gibt ganz viele technische Dinge und Möglichkeiten, die es bei der Digitalisierung zu beachten gilt. Es gibt aber auch jede Menge andere Herausforderungen, die mindestens ebenso wichtig sind.

Zwei Voraussetzungen bilden für uns den Kern einer jeden digitalen Transition: Als erstes gilt es für eine Organisation einen hohen Grad an Anpassungsfähigkeit zu erlernen, da dies zur Bewältigung der anstehenden und zukünftigen Herausforderungen von zentraler Bedeutung ist. Notwendig ist diese Anpassungsfähigkeit aufgrund gestiegener Komplexität, hoher Änderungsdynamik im Markt und der Anforderung, eine Reaktionsgeschwindigkeit zu entwickeln, die der Markt von den Organisationen erwartet („Time to Market“). Als zweites muss eine Organisation befähigt werden, die richtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt zu tun. Bei begrenzten Ressourcen ist eine Fokussierung auf die dringendsten Themen zu erreichen, damit eine Verzettelung bei zu vielen Projekten und Veränderungsthemen vermieden wird.

Wie starte ich einen digitalen Veränderungsprozess?

Um eine Organisation fit für die Digitalisierung zu machen, sollten viele Menschen einbezogen werden, die die eigene Organisation kennen und die ein Gespür dafür haben, was funktionieren kann oder was eher schwierig in der Umsetzung ist. Hilfreich ist natürlich auch, wenn es sich um Menschen handelt, die ohne zusätzliche Gremien oder andere Entscheider das Vorgehen und geeignete Maßnahmen auf den Weg bringen können. Und zu guter Letzt sollte es sich um Menschen handeln, die Interesse an Veränderung haben und die idealerweise die notwendige Offenheit und das Durchhaltevermögen mitbringen, um eine derartige Herausforderung zu meistern.

Zu Beginn empfiehlt es sich, dass die Gruppe von Menschen mit wertvollen Impulsen und anderem Input versorgt wird, um bestmöglich das Transitionsprojekt vorzubereiten bzw. zu begleiten. Der Input von außen hat die Zielsetzung, die beteiligten Menschen zu inspirieren. Dies gilt sowohl für die digitalen Möglichkeiten als auch für die Notwendigkeit, ausgetretene Pfade zu verlassen. Querdenken und neue Dinge entdecken sind wichtige Denkansätze im Rahmen von Veränderungsvorhaben. Die Kunst einer digitalen Transition ist das Herausfinden der richtigen Vorgehensweise, die für jede Organisation individuell zu gestalten ist. Auf Basis der externen Informationen und der Erkenntnisse aus der Organisation selbst werden später die Maßnahmen und erste Schritte abgeleitet.

Wie bekommt eine Organisation Transparenz zur Absprungbasis?

Die eigentliche Arbeit beginnt mit einer Bestandsaufnahme in der eigenen Organisation. Hier handelt es sich nicht um eine platte Auflistung des Hard- und Software-Bestandes, oder um eine Beurteilung der eigenen Webseiten oder Apps, sondern um eine intensive Auseinandersetzung mit den unterschiedlichsten Schwerpunkten, die nicht alle einen rein technischen Bezug haben. In der Praxis orientieren wir uns an einem Modell, das uns hilft, einen möglichst vollständigen Überblick über den Status der Organisation zu erarbeiten. Im Wesentlichen werden drei Themenkomplexe berücksichtigt:

Wo steht die Organisation in Bezug auf das Kundenerlebnis?

Der Themenkomplex „Kundenerlebnis“ stellt für uns den Start der Bestandsaufnahme dar. Hier geht es zum einen um die Frage, wie die Produkte und Dienstleistungen von den Kunden wahrgenommen werden.

Zum anderen wird geprüft, ob die Organisation in der Lage ist, schnell auf geänderte Anforderungen reagieren zu können. Zu überprüfen ist in diesem Zusammenhang, welche Daten der Kunden zur Verfügung stehen und wie diese genutzt werden können. In vielen Organisationen stehen die Daten der eigenen Kunden gar nicht zur Verfügung, da diese in Systemen von Dienstleistern gespeichert sind und somit Rückschlüsse auf Basis von anderen Kundenkontakten nicht erfolgen können.

Die letzte Perspektive zum Kundenerlebnis beschäftigt sich mit dem Mehrwert und dem Nutzen, die die Produkte und Dienstleistungen den Kunden liefern und wie eine Optimierung erreicht werden kann.

Wie sieht die operative Exzellenz der Organisation aus?

Der zweite Themenkomplex „Operative Exzellenz“ umfasst als erstes die Prüfung von Prozessen und Praktiken auf Tauglichkeit, den digitalen Herausforderungen zu begegnen.

Zweiter großer Schwerpunkt in diesem Segment ist der Blick auf die Technologien und die Infrastruktur. Sind diese aufeinander abgestimmt und zeitgemäß für die Digitalisierung? Beispielhaft kann hier die technische Ausstattung der eigenen Mitarbeiter genannt werden, die wichtige Voraussetzung dafür ist, dass ein digitaler Wandel erfolgreich umgesetzt werden kann.

Drittes Thema der Prüfung der operativen Exzellenz ist die Verschwendung von Ressourcen. Werden die Kapazitäten wertschöpfend eingesetzt oder wie kann Verschwendung vermieden werden?

Sind die Organisation und die Kultur auf die Digitalisierung vorbereitet?

Der dritte und letzte Themenkomplexbeantwortet auf der einen Seite die Frage, welchen Wissensstand die Mitarbeiter der Organisation in Bezug auf die Digitalisierung haben, um die digitalen Herausforderungen zu meistern.

Zum anderen wird ein Blick auf die Zusammenarbeit und die Struktur im Unternehmen geworfen, um zu überprüfen, ob Digitalisierungsthemen im bestehenden Umfeld überhaupt erfolgreich umgesetzt werden können.

Der letzte Teil der Bestandsaufnahme beschäftigt sich mit der Innovationskultur der Organisation. Geprüft wird die Frage, ob die gelebten Werte im Unternehmen die Entwicklung von digitalen Ideen fördern.

Wie gelingt eine Ausrichtung auf eine digitale Vision?

Im Anschluss an die Untersuchung der IST-Situation erfolgt der Schwenk in die Zukunft, um eine Ausrichtung der Gesamtorganisation auf einen Idealzustand zu erreichen. Alle Aktivitäten nach der Erarbeitung dieser Vision sollen ab diesem Zeitpunkt ein Ziel haben: Die Annäherung an die Vision! Jegliches Handeln sollte sich genau daran ausrichten.

Welche Zielgruppen sind wichtig für die Digitalisierung?

Eine weitere Facette einer Digitalstrategie ist das intensive Auseinandersetzen mit den eigenen Kunden und Zielgruppen. Wenn die Möglichkeit besteht, mithilfe von empirischen Daten die Kunden samt ihrer Bedürfnisse und digitalen Erwartungen kennenzulernen, dann ist das super. Meistens stehen derartige Daten nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Anzuraten ist diesem Fall das Hineinversetzen in die wichtigsten Zielgruppen, um zumindest theoretisch die jeweilige Zielgruppe zu beschreiben und diese beim Ableiten geeigneter Maßnahmen immer fest im Blick zu haben. Wenn es die Zeit und Möglichkeiten erlauben, dann dürfen auch gerne konkrete Kunden und/oder Interessenten in die Aktivitäten einbezogen werden, was den Grad der Relevanz von Maßnahmen nochmals erhöht.

Welche Hemmnisse stehen einer Digitalstrategie im Wege?

Bevor sich eine Organisation über die konkreten Maßnahmen, Projekte und andere Umsetzungsaktivitäten Gedanken macht, ist eine Auseinandersetzung mit möglichen Risiken sehr wertvoll. Diese sollten nicht bezogen auf einzelne operative Themen untersucht werden, sondern sich auf die geplante Digitalisierungsinitiative als Ganzes beziehen.

Welche Themen helfen am meisten bei der Digitalisierung?

Bei der Erarbeitung der konkreten Maßnahmen werden – analog zur Bestandsaufnahme – die identischen Handlungsfelder untersucht, um so ein breites Spektrum an Ideen und Umsetzungsvorschlägen zu identifizieren. Die Maßnahmen basieren auf allen Erkenntnissen, die bislang in der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie entstanden sind: Die Bestandsaufnahme, der inspirierende Input zur Digitalisierung und zu Methoden, die Produktvision und die Erwartungen sowie Bedürfnisse der Zielgruppen.

Die umfangreichen Ideen werden im Anschluss gemeinsam in der Gruppe priorisiert, d.h. nach verschiedenen Kriterien bewertet und in eine Reihenfolge gebracht. Wichtig ist die Ermittlung der geschäftswerten Vorteile, die die einzelnen Maßnahmen bieten, um mit den richtigen Themen zu starten, die der Organisation kurzfristig einen großen Nutzen stiften können.

Welche Organisationsform unterstützt die Digitalisierung am besten?

Vor dem Start der ersten Projekte sollten umfangreiche Überlegungen zur Umsetzungsorganisation angestellt werden. Welche Personen oder Personengruppen müssen beteiligt sein? Welche Rollen müssen auf den Weg gebracht und eingeführt werden? Welche Kommunikationswege und –maßnahmen sind notwendig, um das Vorhaben erfolgreich zu begleiten? Welche weitere Unterstützung ist für eine erfolgreiche digitale Transformation erforderlich?

Wie sollte die Umsetzung vonstattengehen?

Wenn die geeignete Organisation zum Start der Umsetzung festgelegt ist, sollten die Rahmenbedingungen gestaltet werden, um den an der Umsetzung beteiligten Personen und Teams eine bestmögliche fokussierte Bearbeitung der Themen zu ermöglichen. Die Projekte sollten möglichst eigenständig organisiert werden, so dass kurze Kommunikations- und Entscheidungswege für schnelle Umsetzungszyklen sorgen. Auch sollten Zwischenergebnisse permanent zusammen mit Kunden und/oder Auftraggebern überprüft werden, um ein schnelles Reagieren auf sich ändernde Erwartungen und Bedürfnisse zu fördern. Auch die Organisationsform selbst sollte regelmäßig infrage gestellt werden, damit ein permanentes Lernen in der Organisation möglich wird.

Warum ist eine Fokussierung wichtig?

Einer der wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalstrategie ist die Fokussierung. Keine Organisation ist in der Lage, alle Veränderungswünsche gleichzeitig zu bearbeiten und umzusetzen. Deshalb ist es von extrem großer Bedeutung, die einzelnen Themen nacheinander mit hohem notwendigen Ressourceneinsatz anzugehen und konsequent zum Abschluss zu bringen. Nur dann steht einer gelungenen Digitalisierung nichts im Wege.

Und zu guter Letzt noch ein Hinweis zu den Menschen, die in den Digitalisierungsprojekten aktiv sind: diese sollten die Möglichkeit haben, mit Spaß und Leidenschaft an den spannenden Aufgaben zu arbeiten. Erfolge sollten grundsätzlich gefeiert und wertgeschätzt werden. Auch dadurch entsteht Motivation und Loyalität, die für Veränderungsvorhaben so immens wichtig sind.

Ein Beitrag von Frank Wulfes

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