Agile BasicsProzessmanagement

Braucht es noch Prozessmanagement im Zeitalter von VUCA und Agilität?

Das Thema VUCA Welt beschäftigt mich als Spezialist für Veränderungsvorhaben schon sehr lange. Ob in Konzernen oder kleinen und mittelständischen Unternehmen, überall höre ich inzwischen Aussagen über die gestiegene Veränderungsgeschwindigkeit und die kaum noch zu überblickende Komplexität. Kurzum: VUCA mit diesen vier nicht sehr eingängigen Anglizismen

  • Volatility (Unbeständigkeit),
  • Uncertainty (Unsicherheit),
  • Complexity (Komplexität) und
  • Ambiquity (Ambivalenz)

scheint in der Realität sehr verbreitet zu sein, obwohl die wenigsten Menschen schon mal von VUCA gehört haben. Dies bestätigt sich immer wieder in den Unternehmen, in denen ich Vorträge halte oder Projekte begleite.

Auf den Punkt gebracht geht es doch darum, dass wir  Menschen nicht mehr jedes Detail verstehen können. Gelingt es uns doch, uns so tief in eine Thematik einzuarbeiten, dass wir uns als Spezialist bezeichnen würden, dann haben sich die Details schon wieder so stark verändert, dass wir kaum noch mit der Aktualisierung unserer Fähigkeiten hinterher kommen. Schmieden wir als Teil einer Organisation einen langfristigen Plan, dann sorgen die dynamischen Veränderungen dafür, dass der Plan nicht mehr zu erreichen ist oder wir den Plan verändern müssen. Also zu langfristig oder mittelfristig lässt sich das Geschäft wohl nicht mehr planen. Aber was dann?

Die Antwort auf diese Frage ist ebenfalls vielschichtiger als erhofft: Macht aus den Individuen ein Kollektiv, das sich an Visionen und Werten ausrichtet und Spaß dabei hat, gemeinsam an einem tollen Ergebnis für den Kunden oder Auftraggeber zu arbeiten! Sucht nach geeigneten Methoden und Rahmenbedingungen, um das Kollektiv – also das Team – dabei bestmöglich zu unterstützen. Diese Methoden sollen zum einen das gemeinsame Arbeiten am Ergebnis optimal ermöglichen und zum anderen Mechanismen vorsehen, die helfen, mit den permanent veränderten Anforderungen und Erwartungen klar zu kommen. Vereinfacht gesagt lautet der Auftrag, die Voraussetzungen für eine agile Haltung zu schaffen, die das eben beschriebene beinhaltet und so die Organisation auf Agilität als Antwort auf die VUCA Welt vorbereitet.

Was haben VUCA und Agilität mit Prozessmanagement zu tun?

Die große Dynamik und die schnellen Veränderungen gehen nicht spurlos an Arbeitsabläufen und Prozessdefinitionen vorbei. Manch einer würde jetzt vermuten, dass Organisationen aufhören sollten, sich mit den Prozessen auseinanderzusetzen, wenn die Stabilität vergangener Jahre so nicht mehr gegeben ist.

Die Prozesse in einer Organisation zu kennen und permanent zu verbessern ist immer ein Mittel gewesen, dem Streben nach Sicherheit, den wir Menschen alle in uns tragen, Ausdruck zu verleihen. Die meisten Menschen wollen – bedingt durch die eigene Sozialisation – vorgegeben bekommen, wie sie sich verhalten sollen und welche Arbeitsschritte sie zu erledigen haben. Doch auch diese Tatsache ist inzwischen einem stetigen Wandel unterworfen, da viele Arbeitnehmer inzwischen mit anderen Bedürfnissen und Erwartungen an die Zusammenarbeit in Organisationen an den Start gehen. Sie wollen mitgestalten und sich nicht vorschreiben lassen, wie die Welt funktioniert und die Arbeit zu erledigen ist.

Die Definition der Prozesse haben in der Vergangenheit (und auch heute noch) die Führungskräfte oder spezielle Prozessspezialisten in Stabsstellen erledigt. Manchmal wurden auch Berater damit beauftragt, in der eigenen Organisation zu untersuchen, wie die Prozesse funktionieren und welche Optimierungspotenziale möglich sind. Erfahrungsgemäß wurden die Tonnen von Aktenordner oder Gigabytes von Powerpoint- und Excel-Dateien irgendwo abgeladen und gelagert – sinnvolle Umsetzungen sind dabei sehr selten erfolgt.

Ein modernes Prozessmanagement lässt sich aber sehr wohl in einer Organisation nutzen, um Klarheit in Bezug auf Abläufe und Handlungsverabredungen zu schaffen. Zum anderen kann es aber auch die Dynamik und Anpassungsnotwendigkeit unterstützen und somit zur Antwort auf die VUCA Welt beitragen.

Wie kann eine Organisation ein derartiges Prozessmanagement praktizieren?

Auch hier gilt: macht‘s agil!

Prozesse lassen sich ganz wunderbar als Produkte sehen, die mit agilem Mindset und mit Unterstützung von agilen Methoden (z.B. Scrum oder Kanban) weiterentwickelt werden können.. Am Anfang steht die Produktvision, die die Grundausrichtung des gesamten Prozesses vorgibt. Durch die konsequente Orientierung an durch Personas definierten Zielgruppen können iterativ Verbesserungsmaßnahmen oder neue Prozessversionen erarbeitet werden. Die Maßnahmen werden regelmäßig reflektiert und bei Bedarf in späteren Iterationen angepasst.

Nutzt dabei die Kompetenz der Mitarbeiter im Kollektiv – die wissen Bescheid und sind Spezialisten bis ins Detail. Gebt ihnen Vertrauen, die Prozesse so zu gestalten, dass Verschwendung minimiert wird und eine maximale Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit entstehen kann. Unterstützt sie bei der Ausrichtung auf eine klare Vision und auf gemeinsame Werte. Sie werden es mit Motivation, Leidenschaft und Eigenverantwortung danken! Helft dabei, Rahmenbedingungen und Methoden zu finden, um fokussiert und kontinuierlich an der Verbesserung der Prozesse zu arbeiten. Gebt die notwendigen Freiräume, um nach kontinuierlichen Verbesserungen zu suchen. Geht wertschätzend mit den Ergebnissen um und kommuniziert immer auf Augenhöhe.

Auch methodisch stellt sich beim Thema Prozessmanagement die Frage, wieviel Zeit und Ressourcen sinnvoll in die reine Prozessarbeit investiert werden sollte. Es gilt hier mit gutem Augenmaß Methoden auszuprobieren, um die richtigen Erkenntnisse zu gewinnen. Von umfangreichen Analyse- und Berechnungsmethoden bis hin zu pragmatischen Ansätzen zum Visualisieren und Reflektieren der Prozesse stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Sie alle bieten für sich einen Mehrwert, sollten aber  selektiv für jede Organisation in Abhängigkeit von der Zielsetzung ausgewählt und eingesetzt werden.

Ein möglicher Rahmen für ein modernes Prozessmanagement könnte es neben den agilen Methoden auch sein, die Verbesserungsideen in unterschiedliche Kategorien zu bündeln. Und fangt nicht mit den großen Brocken an! Die kleinen Dinge des Alltags – z.B. als Sofortmaßnahmen zu bezeichnen – sollten immer den Start der Aktivitäten kennzeichnen. Danach betrachtet die evolutionären Veränderungen der Arbeitsabläufe, die durch einfache Prozess- und Verhaltensanpassungen erreicht werden können. Erst dann schaut auf die Technik und die möglichen revolutionären Systemanpassungen, um die meist begrenzten IT Ressourcen sinnvoll priorisiert einsetzen zu können.

Die Akzeptanz von veränderten Arbeitsabläufen, wenn diese von eigenen internen Spezialisten aus dem Kollegenkreis ermittelt wurden, ist zudem bei der Einführung in der Organisation deutlich größer und die Umsetzungswahrscheinlichkeit steigt dabei überproportional an.

Was passiert in der Zukunft?

Eine Glaskugel haben wir alle nicht. Aber auch in Zukunft gilt es, durch einen modernen Umgang mit den dynamischen Veränderungen und der weiter steigenden Komplexität und Technisierung die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Organisation zu sichern. Der geschickte Umgang mit den Prozessen in Bezug auf Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten wird für viele Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen. Ignoriert man diese Chancen, können daraus sehr schnell gravierende existenzgefährdende Nachteile entstehen.

 

Ein Beitrag von Frank Wulfes

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